Se você acha que planejar sua ações, organizar sua equipe e manter as tarefas em dia é complicado, imagine fazer isso com 65% do time trabalhando remoto, à distância, alocado em outros escritórios ou mesmo cidades.
No Trello esta é uma realidade que vivemos diariamente e, por isso, desenvolvemos uma série de aprendizados e metodologias que gostaríamos de compartilhar com o mais de 25 milhões de usuários atualmente cadastrados em nosso ferramenta, e com quem mais precisar delas, é claro!
Seja para planejar a festinha de 1 ano de seu filho, organizar as férias da família em outro continente criando um roteiro de viagem, ou gerenciar uma empresa, um quadro do Trello mais alguns bons conselhos de quem acumulou experiência trabalhando diariamente com isso podem ser de grande ajuda.
Confira nossas dicas de trabalho em equipe e veja como algumas atitudes simples (como avisar que está atravessando a rua enquanto fala no celular e não pode responder direito) podem trazer muito mais produtividade e colaboração para o seu time.
É claro que a frase acima, fora de um contexto maior, pode parecer até um insulto.
Mas essa é exatamente uma de nossas dicas: dar contexto à pessoas com quem você está falando. Porque mesmo quando você sabe “com quem está falando”, pode ser que não saiba o que ela está fazendo naquela hora ou mesmo de onde ela está falando.
Separamos uma boa quantidade de dicas para trabalho em equipe e as separamos em 4 níveis, do mais estratégico até o mais operacional.
Planejamento, Organização, Colaboração e Comunicação pessoal, veja dicas para trabalho em equipe em todas esses níveis.
Desde o início do Trello, a ferramenta foi idealizada para ajudar as pessoas a terem uma visão ampla, panorâmica, para saber mais sobre a empresa e ter uma perspectiva ampliada sobre os projetos em andamento e como as pessoas estão se saindo.
Por isso, o gestores do Trello criaram a regra dos 5, para evitar que quando perguntassem a alguém o que ele ou sua equipe estavam fazendo, eles repondessem com milhões de informações.
A regra é a seguinte: só compartilhe 5 coisas nas quais está trabalhando.
A intenção de incluir algo que não está fazendo é para saber se isso precisa ser resolvido por mais alguém, se alguma providência fora do alcance da pessoa precisa ser tomada ou se simplesmente deixou de ser prioridade.
Essa regra já ajuda bastante as pessoas a terem foco, mas existe outro segredo da ferramenta Trello que faz com que as pessoas não se compliquem na hora de planejar: o Trello é horizontal!
E isso é proposital, para evitar que as pessoas criem quadros com listas e mais listas intermináveis, o que só torna mais difícil ter uma visão geral da empresa em um quadro.
Aliás, para isso, nós usamos um quadro chamado Visão Geral da Empresa, com as seguintes listas:
Existem outros quadro semelhantes, como o de planejamento trimestral, onde, além dessas, incluímos uma lista de revisão.
Cartões na lista de revisão passam a ser de responsabilidade de outra pessoa, como um chefe ou supervisor, por exemplo, que é notificado toda vez que algum trabalho finalizado precisa de sua apreciação.
Usar corretamente as notificações, aliás, é uma forma de só enviar as informações para quem está realmente envolvido com aquela tarefa, evitando importunar os outros integrantes do quadro quando isso não é necessário.
O importante é entender que por mais que você se esforce, nunca haverá um quadro Trello perfeito. Para cada empresa e grupo de pessoas, existe uma forma ideal e diferente de organizar o trabalho. Use os quadros Trello como modelos e adapte a sua realidade.
DICA: Colocar a lista concluído com a primeira de todas gera um efeito psicológico positivo, fazendo as pessoas notarem o quanto já conseguiram realizar.
Para se manter organizado é preciso que as pessoas saibam exatamente o que tem que fazer e quando. O ideal é que a forma de se organizar seja sempre decidida em conjunto com sua equipe, para que todas estejam a par de cada detalhe.
Um exemplo de como nos organizamos no Trello é usando o Quadro de Integração e Novos Recrutas, sempre que um novo colaborador é contratado. É uma espécie de modelo de manual de integração de novos funcionários.
Esse quadro é copiado e adaptado para cada novo colaborador e deixa claro para todos os envolvidos nesse processo qual é o objetivo: integrar o novato em uma semana!
O quadro conta com as seguintes listas:
Este é apenas um exemplo de quadro para organizar sua equipe. Quadros do Trello também são excelentes para promover a colaboração, como você vai ver a seguir.
Duas dicas rápidas:
Colaboração significa fazer as pessoas se organizarem juntas. Existem dois tipos de colaboração: dentro de um equipe ou entre equipes. Vamos começar com a primeira.
Esta é umas das dicas para trabalho em equipe mais importantes: cada um gosta de trabalhar de um jeito. Mas isso não tem que ser motivo para ter conflitos no trabalho em equipe, basta que as pessoas alinhem suas expectativas e preferências.
Uma maneira fácil de resolver isso é disponibilizar para o time informações como estas:
Outro ponto importante é se reunir a cada 3 ou 6 meses para repensar o fluxo de trabalho em conjunto com a equipe e aprimorar seu quadro Trello periodicamente. Algo que está funcionando muito bem sempre pode ser melhorado em função de novas tecnologias, mudanças no mercado ou na equipe.
Um exemplo de quadro que funciona muito bem aqui no Trello é o nosso Calendário Editorial que, com certeza, não nasceu desse jeito: está sempre evoluindo.
Veja algumas dicas de Powers-ups que você pode acrescentar a seus quadros do Trello:
Um ótimo exemplo de quadro do Trello que promove a colaboração com outras equipes é o que integra vendas e jurídico na gestão de contratos. Com ele, todas as informações estão guardadas em um só lugar, divididas por clientes, evitando que se fique a procura de documentos e arquivos por todo lado.
Mais uma vez o contexto vai fazer toda diferença para que a comunicação interpessoal seja otimizada.
Uma boa dica para trabalho em equipe é sincronizar o calendário do Google com o Trello e compartilhá-lo com seus colegas para que saibam se o outro colaborador está viajando ou em uma reunião e, por isso, não responde às suas chamadas e tentativas de contato.
Outra dica simples é sempre avisar as outras pessoas que se comunica com você por chat ou chamada qual o contexto em que se encontra.
Assim, se você simplesmente disser que não pode falar com ela, a pessoa pode estranhar essa atitude (principalmente se for seu chefe), mas se você avisar que está no celular e vai entrar em uma reunião, tudo ficará mais claro.
Por fim, é muito importante que quando uma pessoa se comunica por videoconferência com outras, todos estejam na mesma situação, isto é: um grupo reunido em uma sala falando com uma pessoa através de uma tela vai fazer com que essa pessoa não consiga se comunicar direito, nem participe ativamente da reunião.
Aqui no Trello temos esta regra: se uma pessoa vai participar por videoconferência, todos devem ligar seus laptops ou desktops e participam da reunião através deles, mesmo que estejam lado a lado, proporcionando uma comunicação em pé de igualdade para todos.
Bem, para resumir, aqui vai um checklist das principais dicas para trabalho em equipe:
Fonte: Blog Trello