Como se Organizar no Trabalho

Saber administrar todas as tarefas no trabalho pode ser mais fácil do que se imagina. Vamos te mostrar algumas dicas para te ajudar a resolver a dificuldade de organização nas demandas:

• Comece cedo: não adianta ficar procrastinando no início do expediente, esperando a inspiração, concentração ou motivação aparecerem. Aproveite os primeiros momentos para organizar a sua rotina do dia e resolver pendências atrasadas;

• Tenha um propósito: ter claro os motivos para fazer determinadas atividades — e até mesmo a respeito do próprio trabalho — é uma das melhores formas de se motivar. Este estímulo positivo ajuda na luta contra todas as fontes de distração;

• Resista às tentações: sempre dá vontade de conferir o celular, as notícias ou até mesmo a paisagem quando se tem alguma obrigação a ser resolvida. Por mais difícil que seja, procure bloquear os estímulos que causam as distrações e até use-os como recompensa quando completar as etapas da suas tarefas;

• Faça pequenas pausas: tem momentos que não adianta forçar — não é possível produzir diante do cansaço ou contínua monotonia. Descansar também faz parte do processo e ajuda a recuperar as forças e concentração para fazer um trabalho ainda melhor;

• Tenha foco: não adianta tentar resolver todas as pendências de uma só vez, na mesma hora. Tente se concentrar naquilo que é mais importante e evite ser multitarefa — caso contrário, terá muitas atividades iniciadas, mas nenhuma finalizada; 

• Organize sua área de trabalho: o trabalho fica prejudicado quando não se tem os recursos corretos por perto ou se está tudo bagunçado na mesa. Perde-se um tempo considerado procurando informações em papeladas ou correndo atrás dos materiais necessários para o serviço. Guarde tudo que for importante às suas atividades de forma funcional e ao seu alcance, evitando desperdício de tempo e aumentando assim a produtividade.   

Essas pequenas mudanças já irão fazer diferença no dia a dia. Porém, para otimizar ainda mais seu trabalho, é possível adotar algumas ferramentas para administrar o tempo para cumprir suas tarefas. 

Confira 3 metodologias que vão lhe ajudar a como se organizar no trabalho e melhorar a sua produtividade.

1- Método Ivy Lee

Essa metodologia é uma das mais antigas: foi criada em 1918! Porém, traz um conceito simples e eficiente para organizar o trabalho do dia a dia. Ivy Lee foi um especialista em produtividade contratado por Charles M. Schwab para ajudar a melhorar a eficiência de sua empresa, a Bethlehem Steel.

O conselho de Lee para os executivos da organização foi o seguinte:

• No fim de cada dia de trabalho, deve-se anotar as 6 tarefas mais importantes que precisam ser realizadas no outro dia;
• Deve-se listar os 6 itens por ordem de importância;
• No outro dia deve-se começar a primeira tarefa, sem se distrair com as outras;
• Somente após terminar essa tarefa, pode-se passar para a segunda e assim consecutivamente;
• Deve-se repetir esse processo todos os dias, listando as próximas 6 tarefas para o dia seguinte. 

Apesar de ter algumas falhas, como não levar em consideração situações inesperadas, por exemplo, essa metodologia ajuda a planejar e focar nos trabalhos que já estão previstos. 

2- Kanban

Esse método surgiu nas fábricas da Toyota, voltado a gestão de estoque da empresa. Mas, com o passar do tempo, o conceito foi sendo adaptado a diferentes contextos, como o administrativo — ajudando a organizar as rotinas dessa área.  

Em resumo, o Kanban é um sistema para administrar as tarefas, classificando-as por seu estado de progresso e nível de prioridade. Essa é uma das ferramentas mais simples que se pode usar, por isso é um método bastante acessível: pode ser adotado por trabalhadores de todas as áreas e até mesmo em projetos pessoais.

Tudo começa com um quadro, software ou qualquer outro meio que possa abrigar essas três colunas: para fazer; em andamento e concluído. As tarefas devem ser escritas e fixadas nos espaços correspondentes e, a medida em que são realizadas, vão para a etapa seguinte.

Assim, o profissional consegue identificar mais claramente quais são suas tarefas, sem cair na desorganização, têm maior controle sobre suas obrigações e melhora a sua sensação de progresso.

3- Getting Things Done — GTD

Essa metodologia vem ganhando adeptos desde a publicação do livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen, um consultor e coach executivo da área de produtividade com mais de 35 anos de experiência e criador da ferramenta. 

O GTD tem como objetivo melhorar a capacidade de inovação e o desempenho das pessoas em suas atividades — sejam pessoais ou profissionais — ao reduzir a sensação de sobrecarga e estresse das obrigações. Esse método permite maior foco, claridade e confiança em quem o adota, ajudando a aproveitar melhor o tempo disponível para realizar as tarefas. 

Basicamente, o GTD é dividido em 5 passos: 

1. Capturar
2. Esclarecer
3. Organizar
4. Refletir 
5. Engajar

Nessas etapas é possível identificar todas as tarefas, classificar as que são mais importantes e urgentes, organizar a rotina e realizar cada obrigação no seu tempo.
Usando essas ferramentas e dicas, é possível melhorar a rotina de trabalho, ser mais produtivo e organizado.

FONTE: LUDOSPRO